Se você é um síndico de condomínio, sabe como é importante manter a organização e a segurança de todos os documentos e registros relacionados ao seu condomínio. Isso inclui documentos contábeis, contratos, recibos, registros de reuniões e assembleias, entre outros.
No entanto, muitas vezes o espaço é limitado e pode ser difícil armazenar esses documentos de forma segura e acessível. É aqui que entra a guarda de documentos. Ter um serviço de guarda de documentos pode ajudá-lo a manter seus registros seguros e organizados, sem ocupar espaço valioso em sua unidade condominial.
Aqui estão algumas das vantagens de usar um serviço de guarda de documentos para o seu condomínio:
Economia de espaço: com a guarda de documentos, você não precisa mais se preocupar em encontrar espaço para armazenar seus registros em seu condomínio. Isso libera espaço para outras atividades importantes e aumenta a eficiência do seu condomínio.
Segurança: a guarda de documentos oferece segurança adicional para seus registros importantes. Os documentos são armazenados em um ambiente seguro e são protegidos contra perda, danos e roubo.
Acesso fácil: com a guarda de documentos, seus registros ficam acessíveis a qualquer momento que você precisar deles. Isso é especialmente importante durante reuniões e assembleias, onde documentos importantes precisam ser consultados rapidamente.
Organização: um serviço de guarda de documentos ajuda a manter seus registros organizados e atualizados. Isso ajuda a evitar perda de documentos importantes e garante que eles estejam prontamente disponíveis quando você precisar deles.
Conformidade legal: a guarda de documentos ajuda a garantir que seus registros sejam mantidos em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Isso é especialmente importante para registros contábeis e fiscais.
Em resumo, a guarda de documentos é uma solução eficaz para manter seus registros organizados e seguros, sem ocupar espaço valioso em seu condomínio. Se você está procurando uma maneira de simplificar o gerenciamento de documentos do seu condomínio, considere usar um serviço de guarda de documentos.
Na página abaixo preparamos uma lista com prazos de guarda de acordo com tipo de documentos:
| Tipos de Documentos | Prazo da Guarda |
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos |
| Cartão de CNPJ | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 5 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamento | 5 anos |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 ano |